¿Cómo tenemos reuniones efectivas entre más de 30 personas?
Imagínense la última reunión que tuvieron de más de 10 personas. ¿Hablaron todos? ¿Tocaron todos los temas a tratar? ¿Revisaste el celular en la reunión? ¿Más de una vez?
A todos nos ha pasado, reuniones masivas se transforman fácilmente en monólogos de algunos o aburrimiento de otros. En Platanus descubrimos una forma en la que podemos tener una reunión de 30 personas, en la que todos participamos y aprendemos durante una hora sin parar. ¿El secreto? Reuniones Silenciosas.
¿Cómo lo hacemos?
Este tipo de reuniones no las inventamos nosotros, de hecho la idea de este tipo de reuniones se le atribuye a nada menos que Jeff Bezos, el CEO de una de las compañías más grandes del mundo. Nosotros descubrimos las reuniones porque Fintual las empezó a usar y leímos el Silent Meeting Manifesto.
Les recomiendo leer el manifiesto o al menos la versión resumida. Pero para los fanáticos del Rincón del Vago escribí este resumen del resumen.
Se define una reunión silenciosa, cuando al menos en el 50% de la reunión están todos en silencio. Nos comunicamos a través de un documento compartido, en el que todos podemos escribir a la vez.
El flujo usual es el siguiente
- Escribir: se redacta un documento, esto lo puede hacer una persona, un grupo, o, como en Platanus, entre todos pero en silencio o antes de la reunión
- Leer: todos leen el documento en silencio
- Comentar: utilizando las herramientas de documentos compartidos todos comentan en silencio
- Discutir: finalmente, se habla un poco para resolver temas que no fueron resueltos con los comentarios.
Estas reuniones generalmente tienen varias ventajas, por ejemplo:
- Son más eficientes. Al tener que escribir los temas sobre los que se van a conversar se evitan las conversaciones alargadas que se van en tangentes.
- Todos tienen las mismas oportunidades para participar. En reuniones siempre van a haber personas que hablan más y otras menos por diversas razones, en una reunión silenciosa la cancha es pareja.
- Funciona mucho mejor para participantes remotos. Especialmente reuniones en que algunos están en persona y otros no.
- Todo queda automáticamente registrado. Nadie tiene que hacer la pega de anotar lo que se conversó, todos ya la hicieron ya que escribir es un requisito para participar.
¿Cómo funciona en Platanus?
Tenemos nuestro propio formato de reuniones en silencio que ha ido evolucionando en el tiempo.
A las 11am, un bot genera un nuevo documento con temas predefinidos y nos pasa el link.
A las 12pm, todos ingresan a la reunión a través de su computador y se silencian. A algunos les molesta el sonido de los teclados mientras se escribe.
Los primeros 10-15 minutos todos escriben. Hay temas relacionados con el trabajo como Metodología o Machine Learning, pero también hay espacio para temas que mantienen viva la cultura Platanesca como Carrete-Remoto y Salud/Bienestar.
Hace unos meses entraron varios trainees a la oficina y se agregó una nueva categoría “Trainee” para que puedan ingresar sus avances, dudas y comentarios.
Luego, todos leen el documento en silencio durante 5-10 minutos.
Los siguientes 15-20 minutos todos comentan. Google Docs permite agregar comentarios de manera fácil y el documento rápidamente se llena de comentarios. Esto permite tener discusiones de distintos temas y además queda todo registrado automáticamente.
Finalmente, se encienden los micrófonos. Se comenta cualquier tema que no ha sido posible resolver con los comentarios del documento y otros temas que tal vez era mejor conversar y no escribir. Acá aprovechamos de comentar las tallas que se generaron en los comentarios.
De esta manera, en menos de una hora todas las semanas tenemos una reunión eficiente y con participación de todo el equipo. Podemos seguir con nuestro día con la sensación de estar todos sincronizados, motivados y con la risa del que se le olvidó silenciar su micrófono.