En Platanus somos 20 y tantos. Y solo 10 personas nos dedicamos a hacer entrevistas, además de trabajar en nuestros proyectos.
El último proceso para trainees fue un éxito total, en algún momento nuestro Trello de postulantes se veía así.
Tuvimos más de 163 postulaciones. Parece un infierno, pero logramos sacar la tarea adelante, automatizamos.
¿Cómo lo hacemos?
El proceso de selección que tenemos es bien estructurado.
Lo primero, es una entrevista de unos quince minutos. Si vemos que hay buen calce y la conversación fluye, entonces seguimos. Muchas veces la persona está buscando otra cosa o todavía le falta experiencia.
Dependiendo de la experiencia del postulante, pasa directo a la entrevista técnica, o bien, tiene que hacer una tarea corta antes.
El proceso termina con una presentación de tema a libre elección. Sí, el postulante tiene que hacer una presentación cortita frente a todo el equipo, y después el equipo decide democráticamente si lo contratamos o no.
Lo técnico se aprende, algunos son más rápidos que otros, pero se aprende. Pero de lo que sí hay que preocuparse desde el principio es del fit cultural que tenga con el equipo. Yo no sabía lo importante que era esto hasta que entré a Platanus.
Cuando trabajas con un equipo buena onda, trabajas feliz todos los días.
Batch 2020–2
En Platanus no tenemos un equipo de dedicado a las contrataciones que nos ayude con las postulaciones. Esto es porque queremos estar 100% involucrados en el proceso de cada postulación. Lo anterior nos obliga a estar constantemente automatizándolo, queremos dedicar toda nuestra energía en evaluar al postulante y no perder tiempo en tareas repetitivas.
A partir del batch pasado, asignamos un encargado de responder todos los mensajes apenas llegan. Antes solo se hacía cargo de organizar los almuerzos pero con la pandemia se quedó sin pega. Si no lo conoces su nombre es Ham y acá puedes leer más sobre él.
Cada vez que llega una postulación nueva, Ham manda un mail con un link en donde el postulante puede agendar la primera entrevista con el encargado de llevar el proceso. No sabíamos bien si un mail de un bot podría ser tomando como mala onda o muy frío. Decidimos que no se haga pasar por una persona y escriba con un lenguaje simpático.
Parece que le achuntamos, porque recibió buena aceptación.
Ya definidas las etapas y sus participantes, nos juntamos unos días antes de iniciar el proceso para definir tiempos, plazos, fechas límites, etc..
Miramos hacia atrás los números, en el último batch habíamos tenido cerca de 70 postulaciones y dijimos, “En cinco semanas la hacemos de más, empecemos el 19 de octubre para avisarles a más tardar el 23 de noviembre”.
“Perfecto, el 19 de octubre lo publicamos en redes sociales. Total, no creo que lleguen tantas más que el año pasado.”
Y bueno, fallamos. El primer día de la convocatoria ya teníamos la mitad de postulaciones que la vez pasada.
Siguió creciendo. Como dije antes, llegamos a tener 163 postulaciones. Fue tanto que nos atrasamos una semana en avisar a todos los postulantes.
Los números
Si tenemos en cuenta que para agendar una entrevista es necesario mandar como mínimo dos correos, uno para ofrecer horarios y otro para confirmar, nos ahorramos más de 400 mails con esta pequeña automatización.
Y es verdad lo que dice Andrés, con un cambio muy pequeño, logramos hacer un cambio bien grande en el proceso.
Analizando los números finales, en cinco semanas me tocó hacer 30 entrevistas, algunas de 15 minutos y otras de 1 hora. Además fui a 15 presentaciones finales, de unos 30 minutos cada una.
Dediqué cerca de 20 horas a este proceso en cinco semanas.
Es imposible sacar el cálculo exacto, pero somos diez personas en los equipos de entrevistas, más los que van a mirar una que otra entrevista para unirse al proceso en el próximo batch.
Podría decir con seguridad que fueron más de 200 horas en un poco más de un mes para seleccionar a 7 candidatos. Acá tenemos tenemos un gran desafío, disminuir la cantidad de horas sin bajar la calidad del proceso.
Pero no fueron 200 horas en vano, los 7 seleccionados ya empezaron a trabajar con nosotros y la están rompiendo!
Lo importante
Está claro que nuestro proceso no es el más eficiente. Pero somos 400 mails más eficientes que antes.
Gracias a Ham logramos tener un proceso un poco más automatizado, pero no es suficiente. Ahora lo estamos cambiando completamente, si postulas más adelante puede que te toque uno muy diferente.
Sin embargo, algo que siempre vamos a priorizar es la calidad del proceso. Sabemos lo importante que es elegir con pinzas a las personas que contratamos. Si bien nuestro objetivo es optimizarlo lo más posible, si llega a ser necesario dedicarle el doble de tiempo, lo vamos a hacer.
Gracias a este proceso hemos logrado formar una cultura que creo que es única, me enorgullece trabajar en Platanus.
Estamos conscientes de que está muy difícil quedar (<5%) y a nadie le gusta recibir un ‘pucha lo siento pero…’. Le ponemos muchísima importancia a que sea un proceso justo y bien comunicado y agradecemos mucho la buena onda de la mayoría de las respuestas y también el feedback para mejorar que nos llegó.
Si te interesa formar parte de nuestro equipo, siempre estamos contratando en https://platan.us/jobs. También abriremos otro proceso de trainees muy pronto.